Die Verpflichtung, Entgeltumwandlungen mit einem zusätzlichen Arbeitgeberbeitrag zu fördern, sollten Unternehmen dazu nutzen, bestehende Vereinbarungen und Prozesse gründlich zu prüfen. Gerade in KMU zeigen sich häufig große Mängel in der Vertragsgestaltung und der Dokumentation, wofür die Arbeitgeber in die Haftung genommen werden können.

Der zusätzliche Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung

Im neuen § 1a Abs. 1a des Betriebsrentengesetzes (BetrAVG) findet sich die Regelung zum zusätzlichen Arbeitgeberzuschuss bei einer Entgeltumwandlung. Demnach sind Arbeitgeber verpflichtet, bei Entgeltumwandlungen, die für sie zu einer Ersparnis von Sozialversicherungsbeiträgen führen, einen zusätzlichen Arbeitgeberzuschuss in Höhe von pauschal 15 Prozent des Beitrages an die Beschäftigten weiterzugeben. Dies gilt – allerdings nur in den Durchführungswegen Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds – mit Wirkung ab 1.1.2019 für neu vereinbarte Entgeltumwandlungen sowie mit Wirkung ab 1.1.2022 für bestehende Entgeltumwandlungen. Soweit ungünstigere tarifliche Regelungen bestehen, sollen diese nach Auffassung des Gesetzgebers aber weiterhin eine abweichende Wirkung behalten.

Somit besteht 2018 Handlungsbedarf, um mit Beginn des Jahres 2019 ein gesetzeskonformes Angebot vorhalten zu können. Detailfragen für die Umsetzung klären sich sukzessive:

15 Prozent auf alles?

Der Arbeitgeberzuschuss beträgt höchstens 15 Prozent. Grundsätzlich kann er aber auch geringer sein, wenn auf einen Entgeltumwandlungsbetrag geringere Ersparnisse bei den Sozialversicherungsbeiträgen anfallen – z. B. bei einem Einkommen zwischen den Beitragsbemessungsgrenzen in der Krankenversicherung (2018: 53.100 Euro) und der Rentenversicherung (2018 (West): 78.000 Euro). Diese Spitzabrechnung hält auch das Bundesarbeitsministerium (BMAS) für zulässig und hat dies als Hinweis zur Randziffer 26 des Schreibens des Bundesfinanzministeriums (BMF) zur steuerlichen Förderung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) vom 6.12.2017 veröffentlicht. Diese kann allerdings verwaltungsaufwendig sein. Insofern sollten Unternehmen entscheiden, ob sie die Spitzabrechnung wählen oder die – bezogen auf die Höhe des Arbeitgeberzuschusses – vermeintlich teurere Pauschalabrechnung „15 Prozent auf alles“, die jedoch verwaltungstechnisch deutlich günstiger und weniger fehleranfällig sein dürfte.

Arbeitgeberzuschuss eventuell in neuem Versicherungsvertrag

Nicht alle Versicherer werden eine Beitragserhöhung um 15 Prozent in bestehenden Tarifen akzeptieren. Wie kann dann die Verpflichtung erfüllt werden? Letztlich sieht das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) zwar eine arbeitsrechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers vor, doch bindet es die Anbieter nicht, Erhöhungen in allen bestehenden Verträgen zuzulassen. Insofern ist es der Praxis überlassen, geeignete Lösungen zu entwickeln. Immerhin sieht es das BMAS auch als zulässig an, nicht nur bestehende Verträge bei Versicherern zu erhöhen, sondern ggf. auch für die Erhöhungsbeträge eigene, neue Versicherungsverträge abzuschließen. Hier ist die Praxis gefordert, geeignete Modelle für eine handhabbare Lösung der Zuschussfrage bereitzustellen.

Prüfung bestehender Vereinbarungen dringend geboten

Die Beratungspraxis zeigt, dass vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die Entgeltumwandlung häufig fehlerbehaftet umgesetzt wird. Arbeitgeber sollten deshalb die bis spätestens 2022 erforderliche Umsetzung des Arbeitgeberzuschusses zu bestehenden Entgeltumwandlungsvereinbarungen dringend dazu nutzen, diese zu prüfen. Oft sind Entgeltumwandlungen gar nicht oder nur unzureichend rechtswirksam vereinbart. So fehlt es regelmäßig an ihren arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Voraussetzungen, was die Nachzahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen zur Folge haben kann. Auch werden die versicherungsvertragliche Umsetzung und die Beratung häufig unzureichend dokumentiert. In der Praxis finden sich vielfache Mängel bei der Umsetzung von Entgeltumwandlungsvereinbarungen (siehe Tabelle).

Tabelle: Häufige Mängel bei der Entgeltumwandlung
Fehler Folge
Fehlende oder fehlerhafte Entgeltumwandlungsvereinbarung Fehlende Grundlage für arbeits- und steuerrechtlich wirksame Entgeltumwandlung
Fehlende Abstimmung zwischen Umwandlungsvereinbarung und Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung Nicht regelungskonforme Umsetzung
Fehlende Vertragsdokumente zur Umsetzung beim Anbieter Fehlende Grundlage für arbeits- und steuerrechtlich wirksame Entgeltumwandlung – Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt
Fehlende Dokumentation der Beratung (durch den Vermittler) Fehlender Nachweis der Aufklärungs- und Informationsmaßnahmen
Unzureichende Kommunikation Verletzung der Aufklärungs- und Informationspflichten
Falsche Überschussverwendung Einschränkung arbeitsrechtlicher Enthaftungsmöglichkeiten
Mängel in der Buchhaltung Differenzen zwischen interner Buchführung und Vertragskonto beim Versicherer
Fehlende Aktualisierung der vertraglichen Regelungen Vereinbarungen auf überholtem Rechtsstand

Im Ergebnis bergen diese – bei sorgsamer Gestaltung gut vermeidbaren – Mängel die Gefahr von Steuer- und Beitragsnachzahlungen sowie Haftungsansprüchen der Arbeitnehmer gegenüber ihren Arbeitgebern und damit auch eines gewissen Vertrauensverlustes.

Hinweise für die Praxis

Arbeitgeber sollten 2018 nicht nur die notwendigen Entscheidungen zum zusätzlichen Arbeitgeberzuschuss treffen, sondern dies auch zum Anlass nehmen, die bestehenden Entgeltumwandlungen zu prüfen. So können Haftungsrisiken, Steuer- und Beitragsnachzahlungen und letztlich ein möglicher Vertrauensverlust aufseiten der Arbeitnehmer vermieden werden.