Wie wichtig ist die Digitalisierung in der bAV-Administration und mit welcher Entwicklung ist zu rechnen? Die Erwartungen sind hoch, aber die tatsächliche Umsetzung in der Praxis hinkt anderen Branchen noch hinterher. Zudem hängt die Wirtschaftlichkeit einer Digitalisierung stark von den jeweiligen Rahmenbedingungen ab.

Die Hälfte aller Unternehmen plant Digitalisierungsvorhaben in den nächsten zwei Jahren – das ergab eine KfW-Umfrage zur Digitalisierung der Wirtschaft aus 2017. Auch die bAV-Community hat das Thema aufgegriffen. Veröffentlichungen und Konferenzen zur Digitalisierung vermitteln den Eindruck, die Branche stehe vor umfassenden Umwälzungen. Tatsächlich haben einzelne Unternehmen und Dienstleister digitale Modelle bereits umgesetzt. So werden Online-Lösungen für die bAV bereits seit über zehn Jahren z.B. von Bosch oder Vodafone eingesetzt. Bosch führte vor einigen Jahren auch die erste mobile bAV-App am deutschen Markt ein, die Deutsche Telekom eine mobile App für Flexible Benefits. Im gesamten Markt jedoch ist der digitale Umsetzungsgrad von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich und insgesamt noch gering. Weiterhin dominieren manuelle Tätigkeiten. Datenklärungsarbeiten sind teilweise erschreckend aufwändig, Papierakten weit verbreitet und die Mitarbeiterkommunikation wirkt mit Blick auf Inhalte, Medieneinsatz und -gestaltung häufig etwas angestaubt.Warum ist das so? Handelt es sich nur um einen Umsetzungsstau, der sich schnell auflösen wird? Wird die Branche in kurzer Zeit papierlos und vollautomatisiert sein?

Welche Digitalisierungserfolge sind auf die bAV übertragbar? 

Hier lohnt es sich, zunächst genauer auf die Erfolgsfaktoren der Digitalisierung zu schauen:

Prozessautomatisierung: Die Eliminierung von manuellen Prozessen und die Verkürzung von Durchlaufzeiten durch intelligente Administrationssysteme beschäftigen bAV und Versicherungswirtschaft schon seit vielen Jahren. In der Praxis besteht noch hohes Effizienzpotential vor allem im bAV-Daten- und Dokumentenmanagement, bei Berechnungen und der Abwicklung von Geschäftsvorfällen. 

Endkonsumentenorientierung: Maßgebliche Treiber der digitalen Revolution sind die Veränderungen in der Kommunikation durch die neuen Medien. Dies gilt insbesondere im Endkonsumentengeschäft, wie im Online-Shopping und -Banking. Diese Benchmarks prägen die Erwartungen der Mitarbeiter auch an die bAV-Kommunikation. So verwundert es nicht, dass 85 Prozent der Unternehmen gerade hier Handlungsbedarf sehen (siehe Benefits! Dezember 2017). 

„Künstliche Intelligenz“: Modelle künstlicher Intelligenz können die bAV ebenfalls verändern, etwa durch automatisierte Dialog- und ggf. Beratungsprozesse („Robo-Advice“). Solche Modelle lassen sich dort am besten anwenden, wo tatsächlich beraten oder intensiv gesprochen wird oder zusätzlicher Beratungsbedarf entsteht. In der in Deutschland häufig kollektiv angelegten bAV ist das nur in Teilen der Fall. Doch auch dann können digitale Angebote, z. B. eine gesamthafte Finanzplanung, einen Mehrwert für die Mitarbeiter bewirken, insbesondere wenn sie mit entsprechender Datenintelligenz („Big Data“) und einer aus dem Endkonsumentengeschäft bekannten konsequenten Nutzeranalyse verbunden werden. Es geht hier darum, Daten nicht nur zu sammeln und zu analysieren, sondern auch daraus zu lernen und Entscheidungen zu unterstützen oder herbeizuführen. Darüber hinaus können selbstlernende Systeme helfen, weitere Verwaltungsabläufe zu automatisieren. Erste Ansätze in der Versicherungswirtschaft gibt es bereits, z.B. für die Schadensabwicklung oder die Bearbeitung von Kundenbeschwerden.

Technologie als Enabler: Die Technologiesprünge der vergangenen 20 Jahre haben viele neue Märkte geschaffen oder den Zugang verändert. Die Möglichkeiten, über moderne Portale und gute Kommunikation Zusammenhänge verständlicher und attraktiver darzustellen, werden zu weiteren Angeboten führen. Moderne Online-Seiten für die Darstellung und Auswahl von Benefits – mit einem z. B. an Amazon angelehnten Auftritt – sind bereits für internationale Unternehmen im Einsatz und werden auch für nationale Märkte wie Deutschland immer attraktiver.

Weitere Technologietrends: Eine Reihe weiterer Digitalisierungstrends können mittelfristig ebenfalls Auswirkungen auf die bAV entfalten, etwa Blockchain-Technologien, die sowohl vielversprechende Ansätze zur Reduktion der Kosten für Transaktionen und Verwaltungsvorgänge als auch den Schutz der Privatsphäre durch Verschlüsselung bieten. 

Ökonomische Leitplanken der Digitalisierung in der bAV

Fragt man Unternehmen, warum die bAV-Digitalisierung noch nicht so weit ist, werden häufig interne Widerstände, datenschutzrechtliche Bedenken und vor allem mangelnde Ressourcen genannt. Gerade letzteres deutet erfahrungsgemäß auf zweierlei hin: 

Erstens, bei den für Digitalisierungsvorhaben notwendigen Investitionen spielt die bAV im Rahmen der gesamten HR-IT-Projekte mit typischerweise limitiertem Budget nicht die erste Geige. Häufig werden deshalb bAV-Systemprojekte zugunsten anderer HR-Vorhaben zurückgestellt. Das resultiert in Verzögerungen oder in der notgedrungenen Entwicklungen von „Workarounds.&ldquo

Zweitens werden keine Ressourcen freigegeben, wenn sich die Maßnahme aus Unternehmenssicht nicht lohnt. Ökonomische Grenzen für Digitalisierungsvorhaben ergeben sich, wo der Aufwand für die Umstellung der Prozesse und die Einrichtung der Systeme den Mehrwert (die laufende Einsparung) übersteigt. Zu berücksichtigen ist dabei, dass wegen des erforderlichen fachlichen Know-hows und sprachlicher Anforderungen derzeit überwiegend deutschsprachige Spezialisten mit entsprechenden Personalkosten für diese Themen eingesetzt werden. 

Vor diesem Hintergrund fällt die betriebswirtschaftliche Bewertung von Digitalisierungsvorhaben bei sehr individuellen Lösungen, kleinen Mengengerüsten und hoher Komplexität eher negativ aus. In der deutschen bAV ist das häufig der Fall: die verschiedene Durchführungswege, fragmentierte steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Regelungen und die großen Regelungsvielfalt führen dazu, dass fast jedes größere Unternehmen seine eigene Zusagenlandschaft hat. Diese Vielfalt ist umso größer bei Unternehmen mit einer regen M&A-Historie und bei vielen Besitzstandsregelungen.

Dies grenzt den derzeitigen Anwendungsbereich für eine digitale bAV ein. Gleichzeitig wird klarer, welche Hauptfelder für lohnende Digitalisierungsvorhaben attraktiv sind.

Hauptpotenzial: Große, stark standardisierte Versorgungspläne

Großunternehmen und auch große Versorgungswerke haben zumeist komplexe und stark individualisierte Versorgungspläne. Abläufe automatisieren, Schnittstellen anpassen, und digital kommunizieren ist deshalb aufwändig selbst dann, wenn eine breiter eingesetzte Plattform genutzt wird. Gleichwohl finden sich in diesem Umfeld exzellente Beispiele für Digitalisierung und weitere große Potenziale. Grund dafür sind die großen Mengengerüste, die zu einer Kostendegression pro Planteilnehmer führen. Bei einem pragmatischen Vorgehen kann hier der lohnende Bereich für eine Automatisierung und digitale Kommunikation abhängig vom jeweiligen Aufwand-/Nutzen-Verhältnis abgesteckt werden. Klar ist aber auch hier: bei kleineren Teilbeständen sinkt der Erfolg der Digitalisierung aus Wirtschaftlichkeitsüberlegungen.

Große Potenziale für eine Digitalisierung bestehen auch überall dort, wo Versorgungswerke inhaltlich und prozessual stark standardisiert sind. Große Mengengerüste ergeben sich hier über viele teilnehmende Unternehmen hinweg. Hier können Skaleneffekte realisiert werden, sofern konsequent Standards angewendet werden, insbesondere einheitliche Schnittstellen und ein konsequent automatisierter Prozess. Neue Potenziale entstehen in diesem Bereich vor allem dann, wenn ein Versorgungswerk einen Neustart für künftige Beiträge („Future Service“) unternimmt. Das gibt die Chance, ein neues System unbelastet von Besitzständen und anderen Komplexitäten aus der Vergangenheit auf den Weg zu bringen. Die Umsetzung des Betriebsrentenstärkungsgesetzes (BRSG), insbesondere die allgemeine Beitragszusage mit Zielrente geben dafür sehr gute Möglichkeiten. Daher laufen sich diverse Fintech-Unternehmen aber auch die großen Versicherer und andere Anbieter für diesen Markt bereits warm. Ihr Markterfolg wird wesentlich von konsequent digitalen Prozessen und digitaler Kommunikation sowie durchgängiger Standardisierung abhängen.

Die Anbieter im Versicherungsmarkt unternehmen seit einigen Jahren beträchtliche Anstrengungen, Prozesse zu automatisieren und digital zu kommunizieren – mit gemischten Resultaten. Das gilt auch für die bAV. Es gilt die gleiche Logik: je gleichförmiger die zugrundeliegenden Produkte und Prozesse, je größer die Anzahl an Verträgen, desto wahrscheinlicher lohnen sich diese Projekte. Versicherer stehen oft vor erheblichen Herausforderungen mit mächtigen, teilweise veralteten Bestandsführungssystemen. Dennoch: die Größe dieses Markts und der Bestände ergeben große Potenziale für Digitalisierungsvorhaben, und es gibt vielversprechende Ansätze nicht nur von aufstrebenden Start-Ups, sondern auch großen Spielern. Spannend wird dabei unter anderem die Frage, inwieweit digitale Beratung („Robo-Advice“) die traditionelle Beratung verdrängen kann und damit Vertriebsstrukturen verändert. 

Ausblick

Die Dynamik durch die Digitalisierung ist hoch. Weiterentwicklung, Technologiesprünge und sinkende Grenzkosten für bestehende Technologien verschieben die Effizienzgrenze immer weiter, sodass sich der Anwendungsbereich digitaler Modelle sukzessive erweitern wird. Darüber hinaus ist eine weitere Grenzverschiebung zu erwarten: Pläne und Versorgungswerke, die sich aufgrund ihrer Komplexität, Fragmentierung oder mangelnden Größe schlecht digitalisiert und automatisiert verwalten lassen, werden unter Veränderungsdruck geraten. Einerseits werden die Kosten pro Teilnehmer für solche Pläne weiter steigen, andererseits können Qualitätsstandards beispielweise in der Kommunikation hier nicht gewährleistet werden.