Het is bijna 2018. Traditiegetrouw de periode om een lijstje op te stellen met goede voornemens. Dingen die helemaal anders of beter moeten het komende jaar. Hoewel het in dit geval natuurlijk al gauw om gebeurtenissen na balansdatum gaat, vroegen wij ons toch af: hoe zou zo’n lijstje er voor pensioenfondsen uit moeten zien? Daarom hieronder de top 5 goede - of eigenlijk de 5 beste - voornemens van pensioenfondsen voor 2018.

Towers Watson Media

1. Meer bewegen

En wel richting de toekomst. Pensioenfondsen hebben het afgelopen jaar hun missie, visie en strategie vastgesteld. Nu heeft DNB in haar Toezicht Vooruitblik 2018 aangegeven dat die ook uitgewerkt moeten worden. Dit betekent onder meer dat fondsen een toekomststrategie moeten hebben voor de gewenste schaal en wijze van uitvoering. Wat voor pensioenfonds wil je zijn en welke verwachtingen hebben je deelnemers? Als pensioenfondsen zich niet, of niet op tijd, weten aan te passen aan wijzigende omstandigheden – zoals bijvoorbeeld de overgang naar een nieuw pensioenstelsel – dan kunnen zij hun bestaansrecht verliezen. DNB ziet een gebrek aan verandervermogen binnen de financiële sector dan ook als risico nummer één. Dit is overigens geen pleidooi om revolutionair in te grijpen, maar wel om open te staan voor verbeteringen als maatschappelijke ontwikkelingen daar om vragen en als technologische ontwikkelingen die mogelijk maken.

2. Werken aan een zelfverzekerde houding

Ten aanzien van risico, that is. Drie jaar geleden, bij de introductie van het huidige FTK, hebben fondsen stilgestaan bij hun risicohouding. Nu komt de herijking hiervan aan de orde, samen met de bijbehorende beleidsuitgangspunten.

Ter illustratie: in 2015 is afgesproken dat de kans op een rechtenkorting niet hoger mag zijn dan 10%. Maar vanuit de huidige dekkingsgraad is die kans bijvoorbeeld 40%, doordat het einde van de vijfjaarsperiode in tekort langzaamaan dichterbij komt. Hoe voorkom je nu dat er vanuit de huidige financiële positie sowieso niet aan de eigen beleidsuitgangspunten kan worden voldaan? Of dat hieruit te verstrekkende conclusies worden getrokken? Het zou immers gek zijn om dan maar te stellen dat die kans van 40% je nieuwe beleidsuitgangspunt wordt.

Een idee kan zijn om de beleidsuitgangspunten vanuit fictieve financiële posities te (her)formuleren, en daarnaast na te denken over dynamische elementen. Dit maakt het mogelijk om in de tijd robuuste afspraken te maken over het te nemen risico. Zie ook onze blog over dit onderwerp. Vaak nog niet gedefinieerd, maar minstens zo relevant en ook gewoon wettelijk vereist is een risicohouding voor DC-regelingen. Over dit onderwerp is vanzelfsprekend ook meer informatie beschikbaar.

3. Aandacht besteden aan je partner

Ja, dat schiet er wel eens bij in. Zo’n grondslagenonderzoek.

Komend najaar publiceert het Koninklijk Actuarieel Genootschap weer een nieuwe prognosetafel. Bij het verschijnen van die tafel, die naar verwachting door het leven zal gaan als Prognosetafel AG2018, actualiseren de meeste pensioenfondsen meteen hun fondsspecifieke ervaringssterfte. Het is echter ook een uitgelezen moment om eens goed te kijken naar al die andere grondslagen. Wordt er voor het partnerpensioen wel op de beste manier gereserveerd? Dat is bepaald geen zekerheid. Hoe zit het met de opslag(en) voor wezenpensioen? En kan die kostenvoorziening niet wat lager? Dit soort vragen kunnen met een grondslagenonderzoek toereikend worden beantwoord. Ook de reservering rond en kansen op arbeidsongeschiktheid verdienen hierbij aandacht. Zeker in het licht van de stijgende pensioenleeftijd.

4. Boetes voorkomen

En dan met name voor het niet voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Die boetes zijn namelijk hoog en het reputatierisico is zelfs onbetaalbaar. Nog maar een kleine vijf maanden en dan wordt de AVG van kracht. Zij bevat voor verwerkingsverantwoordelijken (pensioenfondsen) en verwerkers (pensioenuitvoeringsorganisaties) verschillende verplichtingen. Die pensioenuitvoeringsorganisaties zullen er in de regel wel voor zorgen dat zij daar per 25 mei 2018 aan voldoen. Maar dat geldt dan niet automatisch voor het pensioenfonds...

Het pensioenfonds heeft hier zijn eigen verantwoordelijkheid, en dit is typisch zo’n voornemen dat zich niet leent voor uitstelgedrag. De AVG bevat namelijk ruim 40 verplichtingen voor pensioenfondsen. Dus de tijd dringt. Daarom in staccato de belangrijkste aandachtspunten, waarmee je direct aan de slag kunt. Zorg dat je weet wie je (sub)verwerkers zijn, welke afspraken daarmee gemaakt zijn of moeten worden gemaakt en welke gegevensstromingen er zijn. Formuleer een gegevensbeschermingsbeleid en draag dit beleid in begrijpelijke taal uit in een privacyverklaring. Tot slot: zorg dat je voldoende expertise in huis hebt. Voor het succesvol implementeren van de AVG zijn mensen nodig met juridische, technische, organisatorische en IT-kennis.

5. Eindelijk opruimen

Het bestuur van een pensioenfonds is verantwoordelijk voor de pensioenadministratie. Voor de 80% ervan die nooit problemen oplevert, maar ook voor de 20% die jaarlijks leidt tot vragen, bestuurlijke hoofdbrekens en/of handmatige correcties. Een voorbeeld daarvan is de (overgangs)regeling die niet lekker in het administratiesysteem past. Tijdelijk wordt deze dan in een spreadsheet bijgehouden, want dat is flexibel en goedkoper dan het inregelen van een extra administratiemodule. Herkenbaar? Helaas is zo’n spreadsheet vaak een bron van fouten en nog vaker valt hij niet onder de scope van de jaarlijkse ISAE 3402 verklaring. Misschien is 2018 een mooi jaar om hier afscheid van te nemen.

Of wat te denken van een fysiek archief? Deelnemersdossiers en andere fondsdocumenten op papier, microfiches, films of andere niet-digitale media. Bij vragen moet dit allemaal handmatig worden doorzocht. Tijdrovend, duur en bovendien foutgevoelig. Daar komt nog bij dat een fysiek archief kwetsbaar is voor brand, waterschade en andere malheur. Weg ermee, dus. Op naar een opgeruimd, volledig digitaal en doorzoekbaar archief. Welkom in 2018.